首都圏 大学法人 様
学校業務の中でも特に煩雑な奨学金業務をDX化

大学法人様の「奨学金業務」をエイジェックグループが受託し、紙書類の管理、資料作成、各種手続き対応、業務の標準化をDX化と共に行いました。 奨学金業務は大学法人様の中でも特に煩雑な学校業務とされており、学校としても対応をおろそかに出来ないことが課題でした。今回エイジェックグループでは、その手続きを様々な方法でDX化。紙書類を省き、手続きの動線をアプリケーションで制御し、各種情報のクラウド環境を構築しました。 慣例的に行われていた紙書類の運用を電子化し、毎年のように変わる手続き方法への柔軟な対応、膨大な手続きマニュアルの読込みなど、学校職員様が負われていた労力を大幅に改善し、学生からの申込み効率を向上させました。
お客様のご要望
- 膨大な紙書類を情報漏洩のリスクも含めて改善して欲しい
- 業務過多に陥りやすい春の繁忙期に対して、割かれる労力を減らしたい
- 業務が属人化しやすいサービス対応を平準化させてほしい
お客様が実現できたこと
- DX化によるペーパーレス化、システムによる手続き等情報のデータベース管理
- 複雑な資料作成・申込み手続きをシステムで制御。学生の手続き動線の整備
- 奨学金業務経験者を中心に運営チームを編成、役割を管理
具体的な業務例
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ポータルサイトの開設
学生の奨学金手続きに関する情報ポータルサイトとして複雑化する奨学金に関する情報を一元化しました。
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電話窓口の開設
職員様に代わり、学生からの問い合わせに対応しました。保証人との対応・JASSOへの確認連絡も行いました。
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個々の対応履歴を共有
学生との個々の対応履歴を、システムを通じて共有化。各種対応進捗を職員様もリアルタイムで確認出来るようにしました。
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動画ツールによる仮想窓口
動画ツールを活用し、従来の説明会をコンパクト化。オンデマンド配信で希望者全員がいつでも視聴できるようにしました。